فهرست مطالب تعریف طرف حسابها از مهم ترین ارکان هر نرم افزار حسابداری فروشگاهی است. چرا که باید مشخص شود رویدادهای مختلف در یک فروشگاه مثل خرید و فروش و دریافت و پرداخت و … توسط چه شخص، فروشگاه و یا شرکتی انجام شده است. طرف حساب می تواند مشتری، تامین کننده، فروشنده، تنخواه گردان و شریک و … باشد. با تعریف طرف حسابها، از گردش حساب آنها و مانده بدهی یا طلبشان در سیستم می توان گزارش گرفت.
همچنین از تعریف طرف حسابها برای نگهداری اطلاعات آنها نیز استفاده می شود. بطور مثال زمانی که فروشگاه آلفا را در سیستم بعنوان مشتری تعریف می کنیم، اطلاعات تماس، کد اقتصادی، آدرس و… را برای این فروشگاه وارد می کنیم تا در مواقع نیاز از آنها استفاده کنیم. با توجه یه اینکه تعریف طرف حساب یکی از پیش نیازهای ورود اطلاعات در نرم افزار دشت است، در این مقاله بصورت تصویری با تعریف طرف مقابل (طرف حساب) آشنا می شویم.
نحوه تعریف طرف حساب
برای تعریف طرف حسابها در دشت اطلاعات فرم به پنج دسته اطلاعات اصلی، سایر اطلاعات، حساب بانکی، مانده اول دوره و دسته بندی وزارت دارایی تقسیم می شود. در ادامه به تشریح هر یک از این بخش های خواهیم پرداخت.
اطلاعات اصلی طرف حسابها
وارد قسمت اطلاعات پایه شوید، سپس روی «طرف حساب جدید» کلیک کنید.
در فرم باز شده، ابتدا مشخص کنید فرد موردنظر ماهیت حقیقی یا حقوقی دارد. ( در صورتیکه شخص را تعریف می کنید گزینه حقیقی و چنانچه شرکتی را تعریف می کنید گزینه حقوقی را انتخاب کنید.)
سپس کد طرف حساب و نام و نام خانوادگی او را وارد کنید. کد یک طرف حساب برای هر طرف حساب منحصر به فرد است و نمي‌توان آن را به طرف حساب دیگری اختصاص داد. توجه کنید همچنین در صورتی که طرف حساب شما فرد حقوقی (شرکت) باشد، گزینه نام خانوادگی غیرفعال می‌شود.
همچنين معتبر بودن چك دريافتي از مشتري در اين بخش مشخص مي شود. در صورت عدم انتخاب اين گزينه، امكان دريافت چك از اين مشتري در سيستم وجود ندارد. یعنی برای اشخاصی که مجوز پرداخت چک را به شما ندارند باید این تیک غیر فعال باشد.
اعتبار مشتري مشخص مي كند كه فرد طرف حساب در صورت داشتن نقش مشتري تا چه ميزان مي تواند به فروشگاه بدهي داشته باشد. با انتخاب گزينه اعتبار مشتري و ورود سقف اعتبار، حداكثر مبلغي كه فرد به عنوان مشتري نزد شما داراي اعتبار است را مشخص مي كنيد. در صورت عدم ورود سقف اعتبار، حداكثري براي اعتبار فرد در نظر گرفته نمي شود. همچنين مي توانيد براي هر فرد مشخص كنيد كه در صورت بيشتر شدن حساب بدهي وي از ثبت اسناد براي او جلوگيري شود يا ققط در زمان ثبت عملیات به صندوقدار هشدارداده شود که سقف اعتبار مشتری پر شده است.
با زدن تیک «طرف حساب فعال است»، شما مي‌توانید فعال یا غیرفعال بودن طرف حساب را مشخص كنيد.
در بخش بعدی شما مي‌توانید کد اقتصادی یا کد ملی فرد موردنظر را وارد کنید.
در بخش تلفن، شما مي‌توانید با زدن کلید شماره تلفن يا تلفن‌های فرد موردنظر را وارد کنید و با زدن تیک اصلی برای یکی از شماره‌‌های وارد شده، آن را به عنوان شماره اصلی فرد موردنظر انتخاب كنيد.
سایراطلاعات طرف حساب
در تب سایر اطلاعات، می توانید اطلاعات تکمیلی مربوط به طرف حساب را وارد کنید. در بخش جنسیت سلکتور را باز کرده و از بین گزینه های مرد و زن انتخاب کنید. سپس تاریخ تولد را می توانید وارد کنید. فرمت سال را بصورت دو رقمی ثبت کنید. در صورت تمایل بقیه آیتم ها را نیز می توانید پر کنید.
با کلیک روی علامت + پایین فرم یک ردیف در قسمت آدرس یک ردیف ایجاد می شود و می توانید اطلاعات مورد نیاز در این قسمت نظیر نوع، شهر و آدرس و کد پستی را وارد کنید. شما می توانید در این قسمت چندین آدرس را برای مشتری تعیین کنید. آن آدرسی که تیک اصلی داشته باشد در فاکتورها و فایل معاملات فصلی شرکت خواهند کرد.
اطلاعات حساب بانکی طرف مقابل
چنانچه اطلاعاتی از حساب یا حسابهای بانکی طرف مقابل نیاز دارید و میخواهید آنها را در سیستم ذخیره کنید. مثلا ممکن است شما شماره حسابهای تامین کننده را ذخیره کنید تا در زمان تسویه حساب بدانید به چه حسابی باید پول واریز کنید. برای اینکار روی + پایین فرم کلیک کنید و اطلاعات خواسته شده را وارد کنید.
دقت کنید که پر کردن اطلاعات حساب بانکی طرف حساب نیز الزامی نیست و در صورت نیاز آن را پر کنید.
مانده حساب اول دوره طرف حسابها
فرض کنید زمانی که شروع به استفاده از نرم افزار دشت می کنید زمان افتتاح فروشگاه شما نیست. در واقع شما فروشگاه قبل از استفاده از نرم افزار دشت هم فعالیت داشته است. بدیهی است در این شرایط یک سری مشتری و تامین کننده و … با مانده های بدهکاری و بستانکاری مختلفی در سیستم وجود داشته باشند. بنابراین زمانی که این افراد در نرم افزار تعریف می شوند باید مانده حساب اول دوره آنها ثبت شود.
برای ثبت مانده اول دوره طرف حساب وارد تب چهارم در تعریف طرف حساب شوید. در اینجا نقشهای مختلف یک طرف حساب نمایش داده می شود. مثلا ممکن است یک شرکت هم مشتری و هم تامین کننده ما باشد و هم در نقش مشتری به ما بدهکار باشد و درنقش تامین کننده بستانکار باشد. بنابراین هر دو مانده مشتری و تامین کننده را برایش وارد کنید.
اطلاعات دسته بندی وزارت دارایی
برای تهیه فایل خرید و فروش فصلی الزاما باید مشخص کنیم که دسته بندی وزارت دارایی برای هر یک از اشخاص شرکتها چگونه است. بطور مثال ممکن است مشمول ثبت نام در نظام مالیاتی باشند. اگر دسته بندی وزارت دارایی طرف مقابل این مورد باشد باید زمان معامله با او اطلاعات کامل مثل کد اقتصادی، شناسه ملی، آدرس و کد پستی و …. را داشته باشیم.
هر یک از دسته بندی ها معنای خاصی دارند که با توجه به نوع طرف حسابی که با او معامله می کنیم باید این دسته بندی تعریف شود. مثلا برای شخصی که کالای ما را جهت مصرف شخصی تهیه می کند باید نوع دسته بندی را مصرف کننده نهایی انتخاب کنیم.
برای مشاهده لیست طرف حسابها در سیستم مي‌توانید در بخش اطلاعات پایه، بر روی گزینه «طرف حساب» کلیک کنید. با کلیک راست روی هر طرف حساب می توانید آن را حذف و یا اطلاعات آن را ویرایش کنید.
یکی از قابلیت های فهرست طرف حسابها امکان تعیین گروهی دسته بندی وزارت دارایی برای اشخاص و شرکتها است. برای اینکار در فهرست طرف حساب، اشخاص مورد نظر را انتخاب کنید و از بالای فرم روی تنظیم دسته بندی وزارت دارایی گروهی کلیک کنید و دسته بندی مورد نظرتان را برای اشخاص انتخاب شده تعیین کنید.
امیدوارم این آموزش تصویری مورد توجه شما کاربران گرامی قرار گرفته باشد. برای مشاهده سایر قسمتهای آموزشی نرم افرار دشت روی لینک آموزش دشت همکاران سیستم می توانید کلیک کنید.
در بحث این مقاله شرکت کنید!