فهرست مطالب فاکتور خرید در ساده ترین تعریف خود یک سند تجاری است که پس از تایید فروشنده محصول یا ارائه دهنده خدمت صادر می شود. نام دیگر فاکتور صورتحساب است. در فاکتور خرید اطلاعات با اهمیت معامله نظیر ماهیت کالا یا خدمت (کد و نام محصول)، تعداد خریداری شده، قیمت و تخفیف و… در آن ذکر می گردد. حتی در برخی موارد توافقات تسویه و نحوه تسویه و… نیز در فاکتور ذکر می شود. فاکتورها عموما به دو دسته تقسیم می شوند که در ادامه به تعریف آنها می پردازیم.
تعریف فاکتور رسمی
فاکتور یا صورتحساب رسمی یک فرمت مشخصی دارد که از سوی اداره دارایی و امور مالیاتی تعیین می شود. در این نوع فاکتور درج اطلاعات کامل در فرمت مورد تایید اداره دارایی ضروری است. (استثنائاتی در خصوص مصرف کننده نهایی و معاملات زیر پنج درصد حد نصاب معاملات کوچک وجود دارد که در اینجا مدنظر نیستند.) عدم درج درست اطلاعات در فاکتور رسمی منجر به پرداخت جریمه توسط خریدار و یا فروشنده در رسیدگی های مالیاتی خواهد شد.
این فاکتور یا صورتحساب ویژگی های خاصی باید داشته باشد. بطور مثال باید شماره آنها طبق تاریخ مرتب باشد. اطلاعات خریدار و فروشنده کامل باشد. صورتحساب دارای مهر و امضای خریدار و فروشنده باشد. اطلاعات هر قلم فاکتور نظیر فی، تخفیف، مالیات و عوارض بر ارزش افزوده و…. بصورت جداگانه شناسایی و نمایش داده شود. در تصویر زیر نمونه از یک فاکتور رسمی را مشاهده می کنید.
تعریف فاکتور غیر رسمی
فاکتور غیر رسمی عموما برای اطلاع خریدار از فی و مشخصات کالای خریداری شده ارائه می شود. همونطور که از اسم آن مشخص است این فاکتور در معمالات غیررسمی استفاده می شود. بدیهی است این فاکتور وجهه قانونی ندارد و قابل ارائه به اداره دارایی نیز نمی باشد. این فاکتورها معمولا در مواقعی استفاده می شود که خرید و فروش بین دو شخص حقیقی و یا اشخاصی که نیازی به ارائه اطلاعات در سامانه معاملات فصلی و ارزش افزوده ندارند اتفاق می افتد.
فاکتور های غیرر رسمی با توجه به نوع کسب و کار و تجارت هر مجموعه به شکلهای مختلفی می تواند باشد. در تمام این فاکتورها معمولا نام خریدار، اطلاعات کالا مثل نام کالا و قیمت و تخفیف وجود دارد. بقیه موارد فاکتور خرید با توجه به نیاز هر فروشگاه و… متغیر خواهد بود.
در ادامه با ثبت فاکتور خرید در نرم افزار دشت همکاران سیستم آشنا می شویم.
ثبت فاکتور خرید در نرم افزار دشت
برای ثبت فاکتور خرید در دشت مراحل زیر را باید انجام دهید. از منوی خرید و فروش، روی + زیر فاکتور خرید کلیک کنید. در بالای فاکتور خریدی که باز می شود وضعیت فاکتور، نام تامین کننده و تاریخ آن نمایش داده می شود.
اطلاعات اصلی فاکتور خرید
اگر بخواهیم اطلاعات اصلی فاکتور خرید مثل تاریخ را تغییر دهیم روی 
بالای فرم کلیک می کنیم و تاریخ مورد نظر خود را وارد می کنیم. در این قسمت اطلاعات دیگری مانند نام تامین کننده و فاکتور مرتبط ، توضیحات فاکتور خرید و … نیز وجود دارد.
برای انتخاب تامین کننده یا در قسمت جستجوی سمت چپ فرم و یا روی گزینه تامین کننده در منوی سمت چپ صفحه کلیک می کنیم تا فهرست تامین کنندگان نمایش داده شود. پس از پیدا کردن تامین کننده مورد نظر آن را انتخاب می کنیم.
توجه کنید در صورتی که تا بحال تامین کننده مورد نظر را در برنامه تعریف نکرده اید، می توانید از گزینه تامین کننده جدید در سمت چپ صفحه استفاده کنید تا تامین کننده مورد نظر را در نرم افرار تعریف کنید.
اطلاعات اقلام فاکتور خرید
حال نوبت به انتخاب اقلام فاکتور خرید می رسد. برای انتخاب اقلام از سه روش می توانید استفاده کنید. اول اینکه با استفاده از صفحه دسترسی سریع کالای مورد نظر خود را انتخاب کنید. روش دوم جستجوی عنوان کالا در بالای فرم است. روش سوم بدین صورت است که در منوی سمت چپ روی کالا کلیک کنید تا فهرست کالاها نمایش داده شود و شما نیز می توانید کالای مورد نظرتان را انتخاب نمایید.
پس از انتخاب قلم فاکتور این کالا در فاکتور خرید نمایش داده می شود. در دو ستون اول کد و عنوان کالا نمایش داده می شود. سپس انباری که کالا به آن وارد می شود نمایش داده می شود، این انبار بصورت پیش فرض روی انبار پیش فرض نرم افزار قرار دارد. در صورت نیاز می توانید سلکتور آن را باز کنید و انبار را تغییر دهید.
در ستونهای بعدی واحد سنجش کالا نمایش داده می شود. در قسمت مقدار، تعداد کالای خریداری شده را وارد کنید. منظور از فی، قیمت خرید هر واحد کالای خریداری شده است. در صورتی که تخفیفی گرفته باشید آن را در قسمت تخفیف وارد می کنید. مبلغ خالص نتیجه حاصل ضرب فی در مقدار است که مبلغ تخفیف از آن کسر شده است.
تخفیف – ( فی * مقدار ) = مبلغ خالص
در صورتی که تیک نگهداری کالا در سطح قسمت خرید را در تعریف کالا فعال کرده باشید می توانید قیمت فروش این کالا را تعیین کنید. همچنین اگر توضیحات خاصی برای این قلم فاکتور داشته باشید می توانید در انتهای هر سطر فاکتور آن را وارد کنید.
در صورتی که مبلغ حملی برای این فاکتور خرید داشتید آن را در ستون مبلغ حمل وارد کنید.
تفاوت مبلغ حملی که در فاکتور خرید وارد شود با مبلغ حملی که بصورت هزینه در نرم افزار ثبت شود در چیست؟
در صورتیکه مبلغ حمل را در فاکتور خرید اعمال کنید این مبلغ به بهای تمام شده کالا اضافه می شود. در واقع مبلغ حمل به ازای هر واحد کالای خریداری شده به بهای تمام شده آن اضافه می شود و در سود ناخالص تاثیر می گذارد و سود واقعی را نشان می دهد. اما اگر این مبلغ را بصورت هزینه در نرم افزار ثبت کنید ، در بهای تمام شده کالا شرکت نخواهد کرد و در این شرایط سود ناخالص بیشتری را نشان می دهد.
در پایین فاکتور مبلغ مالیات و عوارض و تخفیف نمایش داده می شود. چنانچه در تعریف کالا نرخ مالیات و عوارض را وارد کرده باشید این گزینه بصورت اتومات در فاکتور محاسبه می شود. در صورت تمایل می توانید مالیات و عوارض را در پایین صفحه غیرفعال کنید تا مبلغ آن صفر می شود. همچنین در صورتی که تخفیف روی کل مبلغ فاکتور داشته باشید در پایین فرم فاکتور خرید می توانید آن را وارد کنید.
سایر اطلاعات موجود در فاکتور خرید
اطلاعات مفید دیگری مثل آخرین قیمت خرید کالا و موجودی آن در زیر صفحه دسترسی سریع در پایین فاکتور خرید نمایش داده می شود که می توانید آنها را در زمان صدور فاکتور خرید ملاحظه کنید.
توجه کنید منظور از موجودی کالا در این قسمت مجموع موجودی این کالا در همه انبارهای نرم افزار است و ربطی به انبار انتخاب شده در فاکتور خرید ندارد.
برای ذخیره فاکتور خرید باید نحوه تسویه آن را در پایین فاکتور مشخص کنید. در صورتی که از گزینه تسویه نقدی استفاده کنید مبلغ فاکتور خرید از صندوق کاربری که فاکتور را ثبت می کند کسر خواهد شد و به حساب تامین کننده منظرو می شود. کلید میانبر تسویه نقدی F3 است. یعنی اگر روی کیبوردخود این کلیک را فشار دهید فاکتور تسویه نقدی می شود.
در صورتی که قرار است فاکتور بصورت نقدی تسویه نشود باید از گزینه تسویه با جزییات استفاده کنید و هر مبلغی به هر شکلی که پرداخت کرده اید را در این قسمت وارد کنید. در این فرم اطلاعات پرداخت نقدی ، چک، برداشت بانکی را همزمان می توانید ثبت کنید. در صورتی که تخفیف نقدی خرید (تخفیف زمان تسویه ) داشتید می توانید در فرم تایید و پرداخت نیز مبلغ آن را وارد کنید.
چطور باید فاکتور خرید مانده دار در دشت ثبت کنیم؟
اگر هیچ وجه و چک و…. پرداخت نکرده اید، صفحه تسویه با جزییات را باز کنید و تمام مبالغ آن را صفر کنید تا فاکتور مانده دار ثبت شود.
همچنین در صورتی که تامین کننده فاکتور خریدتان تامین کننده متفرقه باشد، امان ثبت فاکتورخرید مانده دار برای او وجود نخواهد داشت. فاکتورهایی را می توان مانده دار ثبت کرده که طرف حساب (تامین کننده) آن در نرم افزار تعریف شده باشد که بتوان از مانده آن گزارش گرفت.
تفاوت تعلیق و ابطال فاکتور در چیست؟
تعلیق بدین معناست که فعلا قصد ذخیره فاکتور را نداریم اما احتمالا در آینده آن را ثبت خواهیم کرد. با تعلیق فاکتور امکان تبدیل آن به فاکتور ثبت شده وجود دارد. ابطال یعنی اینکه فاکتور ثبت شده به هر دلیلی اشتباه ثبت شده است و دیگر نیازی به آن نداریم. از آنجایی که امکان حذف فاکتور در دشت وجود ندارد در این شرایط باید از ابطال فاکتور استفاده کنیم. توجه کنید که امکان برگشت از ابطال یعنی اینکه فاکتور ابطال شده را به فاکتور ثبت شده تبدیل کنیم وجود ندارد. پس قبل از ابطال فاکتور باید اطمینان حاصل کنید که نیازی به این فاکتور نخواهید داشت.
گزینه های چاپ بارکد، چاپ فاکتور خرید و ذخیره فایل به دلیل اینکه فاکتور هنوز در وضعیت ثبت نشده است (یعنی هنوز فاکتور ذخیره نشده است.) غیرفعال هستند. پس از ثبت (ذخیره) فاکتور اگر مجدد وارد فاکتور خرید شوید می توانید از این موارد استفاده نمایید.
پنج فاکتور خریدی که اخیرا در نرم افزار دشت ثبت شده اند در پایین فاکتور خرید جاری نمایش داده می شود که با کلیک روی هر یک از آنها می توان فاکتور مربوطه را مشاهده کرد و یا در صورت نیاز تغییراتی روی آن اعمال نمود.
چطور فهرست فاکتور خریدهای ثبت شده را مشاهده یا ویرایش کنیم؟
برای مشاهده فاکتور خریدهای ثبت شده و یا اصلاح و ویرایش آنها از منوی خرید و فروش، روی فاکتور خرید کلیک کنید. در این قسمت تمامی فاکتور خرید تسویه شده، تسویه نشده و حتی ابطالی نمایش داده می شود. با دبل کلیک روی هر یک می توانید جزییات فاکتور مورد نظر را مشاهده کنید و یا آن را ویرایش نمایید.
چطور می توان فاکتور خرید را کپی یا تکثیر نمود؟
برای تکثیر فاکتور خرید از منوی دریافت و پرداخت ، وارد بخش فاکتور خرید می شویم. با کلیک راست روی هر فاکتور و یا از نوار ابزار بالای فاکتور خرید می توانیم گزینه کپی را انتخاب کنیم. سپس پیغام نمایش داده شده را تایید می کنیم تا فاکتور خرید کپی شده برایمان باز شود. در صورت نیاز میتوانید اقلام آن را ویرایش نمایید.
در این نوشتار بصورت تصویری با نحوه ثبت فاکتور خرید در نرم افزار دشت همکاران سیستم آشنا شدیم. برای آشنایی با ثبت فاکتور فروش نیز می توانید از لینک آموزش تصویری ثبت فاکتور فروش در دشت استفاده کنید.
در بحث این مقاله شرکت کنید!
مطلب مفید بود مرسی، فقط کاش امکان ویرایش کلی فاکتور ها وجود داشت یعنی میشد هرچندتایی که میخوای ویرایش کنی و هر دفعه مجبور نباشی به صفحه فاکتور ها بری و اینکه وقتی فاکتوری واسه ویرایش باز میکنی شماره فاکتور مرتبط که از قبل سیو کردی پاک نشه
با سلام
انشاالله با اضافه شدن این آیتم در نسخه های بعدی نرم افزار این نیاز شما هم رفع شود تا رضایت بیشتری از کار با نرم افزار دشت داشته باشید.
باتشکر از شما