سند کل چیست؟ تحریر دفاتر قانونی در سپیدار

فهرست مطالب

• ویژگی های سند کل
• نحوه صدور سند کل در سپیدار
• نحوه مشاهده و چاپ اسناد کل
• چگونه اسناد کل را حذف کنیم؟
• آیا امکان ویرایش اسناد کل وجود دارد؟

صدور سند کل یکی از روش های ادغام اسناد حسابداری (صدور سند تجمیعی) در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم است. در واقع با صادر کردن اسناد کل می توان اسناد حسابداری صادر شده در یک روز و یا در یک بازه زمانی ( که عمدتا این بازه ماهیانه می باشد) را در قالب یک سند تجمیع کرد. بطور مثال در صورتی که در یک روز پنج فاکتور فروش، سه سند هزینه، یک رسید انبار و چندین سند دیگر را صادر کرده باشید، با صدور سند کل می توانید تمام این اسناد را در قالب یک سند داشته باشید.

نرم افزار سپیدار این قابلیت را فراهم نموده که با استفاده از اسناد کل صادر شده، گزارش دفتر روزنامه و دفتر کل را تهیه کند تا کاربر بتواند دفاتر قانونی خود را بر مبنای اسناد تجمیعی تحریر نماید. ویژگی تحریر دفاتر بر مبنای اسناد کل اینست که علاوه بر صرفه جویی در زمان، حجم اسناد مورد نیاز جهت تحریر دفاتر بسیار کمتر خواهد شد ودر نتیجه احتمال خطای کاربری در تحریر دفاتر به حداقل می رسد.

ویژگی های سند کل

1. الف) کم شدن حجم اطلاعات و سهولت بایگانی مدارک و اسناد
   ب) کاهش حجم اطلاعات مورد نیاز برای تحریر دفاتر قانونی
   پ) تهیه گزارشات تجمیعی از داده ها
   ت) کاهش خطا در تهیه دفاتر قانونی

نحوه صدور سند کل در سپیدار

از قسمت منوی اصلی برنامه وارد قسمت “حسابداری” شوید. از بخش عملیات، “صدور سند کل” را انتخاب نمائید.

در بالای فرم صدور سند کل، در قسمت “شماره” اطلاعات مربوط به آخرین سندی که برای آن سند کل صادر شده است نشان داده می‌شود. روش صدور سند کل به دو نوع تجمیعی و روزانه است.
به ‌عنوان مثال اگر برای ماه قصد صدور سند کل را داشته باشید، در‌صورتی‌که گزینۀ تجمیعی را انتخاب کنید، اطلاعات اسناد صادر شده در فروردین بصورت تجمیعی و در قالب یک سند صادر می‌شود. در‌صورتی‌که آیتم روزانه را انتخاب کنیم، اسناد مربوط به هر روز با یکدیگر تجمیع می‌شوند و به تعداد روزهایی که در فروردین ماه سند صادر شده است، سند کل زده می‌شود.

در قسمت پایین فرم، از روی تاریخ و یا شماره اسناد حسابداری محدودۀ اسنادی را که میخواهید سند کل برای آن صادر شود مشخص و بر روی گزینه صدور سند کل کلیک کنید.
توجه کنید در صورتی می توانید اسناد کل صادر نمایید که اسناد حسابداری از حالت موقت به دائم تبدیل شده باشد. جهت آموزش تبدیل اسناد موقت به دائم و تبدیل اسناد دائمی شده به موقت روی لینک دائمی کردن اسناد در سپیدار می توانید کلیک کنید.
در‌صورتی‌که در بازۀ انتخابی اسناد قطعی شده باشند اسناد کل صادر می شود و در پایان پیغام زیر نمایش داده می شود.

نحوه مشاهده و چاپ اسناد کل

برای مشاهده اسناد کل صادر شده، ابتدا وارد منوی حسابداری شوید. سپس در قسمت فهرست، اسناد کل را انتخاب کنید. در این فرم اسناد کلی که صادر شده است نمایش داده می شود.

برای پرینت اسناد کل و یا مشاهده جزییات اسناد کل، در پایین فرم باز شده روی علامت پرینتر کلیک کرده و گزینه “سند کل” را انتخاب کنید.

چگونه اسناد کل را حذف کنیم؟

معمولا کاربران برای تغییر در اطلاعات ثبت شده در نرم افزار، نیاز به ایجاد تغییرات در اسناد حسابداری دارند. برای ویرایش اسناد حسابداری ابتدا باید اسناد از وضعیت دائم به موقت تبدیل شوند. قبل از تبدیل اسناد دائمی به موقت باید اسناد کل صادر شده حذف شود.(برای مشاهده آموزش تبدیل اسناد موقت به دائم و بالعکس از لینک دائمی کردن اسناد در سپیدار استفاده کنید.)

برای حذف کردن سندهای کل وارد منوی حسابداری شوید. سپس در قسمت فهرست، اسناد کل را انتخاب کنید. در این قسمت با کلیک راست روی اولین ردیف گزینه “حذف تا آخر” را انتخاب کنید. بدین صورت همه اسناد کل صادر شده حذف می شوند. حذف اسناد کل در مواقعی همچون، موقتی کردن اسناد دائمی، باز کردن سال مالی و … نیاز است.

آیا امکان ویرایش اسناد کل وجود دارد؟

شرط صدور سند کل، دائمی شدن اسناد حسابداری است. چرا که پس از محرز شدن صحت اسناد حسابداری و اطمینان از اینکه تغییری در سندهای حسابداری اعمال نخواهد شد، ابتدا باید اسناد از حالت موقت به دائم تبدیل شوند. لذا در این شرایط ویرایش اسناد کل منطقی نخواهد بود. به همین دلیل امکان ویرایش اسناد کل در سپیدار وجود. ندارد.