چگونه سال مالی را در نرم افزار دشت همکاران سیستم ببندیم؟

فهرست مطالب

• نحوه بستن سال مالی در نرم افزار دشت
• بستن حساب صندوقدار
• تعریف شریک در نرم افزار دشت
• محاسبه سود فروشگاه
• بستن سال مالی جاری و باز کردن دوره مالی جدید

بستن حسابهای فروشگاه مهم ترین عملیاتی است که در پایان هر دوره مالی باید صورت بگیرد. چرا که با بستن حسابهای فروشگاه اساسی ترین رکن آن که محاسبه سود و زیان است اتفاق می افتد. با انجام عملیات پایان دوره مالی یا بستن حسابها موارد زیر محاسبه شده و برخی از آنها به سال مالی بعدی منتقل می شوند.

1. مانده حساب اشخاص و فروشگاهها
2. موجودی بانکها و صندوقها
3. انتقال چکهای دریافتی و پرداختی به دوره مالی بعدی
4. مانده انبارهای فروشگاه
5. محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته
6. محاسبه سود فروشگاه و …

با انجام عملیات پایان سال دیگر امکان ویرایش اطلاعات در سال مورد نظرنخواهد بود. دلیل این امر این است که کاربر پس از اطمینان از صحت اطلاعات ثبت شده سال مالی را می بندد تا علاوه بر اینکه مانده ها به سال مالی بعدی منتقل شود، امکان ایجاد تغییر در دیتای بسته شده وجود نداشته باشد تا با خیالی آسوده و با اطمینان از درست بودن اطلاعاتش عملیات خود را در سال مالی بعدی ثبت نماید. به همین منظور می خواهیم در این مقاله شما را با نحوه بستن سال مالی در نرم افزار فروشگاهی دشت همکاران سیستم آشنا کنیم.

نحوه بستن سال مالی در نرم افزار دشت

عملیات پایان دوره (بستن سال مالی) شامل چهار مرحله است که در ادامه به شرح آنها خواهیم پرداخت. توجه کنید ترتیب انجام این چهار مرحله اهمیت دارد و باید در انجام این مراحل تقدم و تاخر آنها رعایت شود.

بستن حساب صندوقدار

اولین گام بستن سال مالی بستن حساب تمام صندوقدارها تا پایان دوره مالی است. بستن حساب صندوقدار یعنی پولی که دست صندوقدار داریم و یا ممکن است صدوقدار پولی را علاوه بر موجودی صندوقش هزینه کرده باشد (در این حالت صندوقدار بستانکار می شود) را با اون تسویه کنیم و حسابمان با صندوقدارها صفر شود. معمولا در اکثرافروشگاهها بستن حساب صندوقدار روزانه انجام می شود. برای اینکار:
از منوی دریافت و پرداخت روی + زیر بستن حساب صندوقدار کلیک کنید. سپس در فرمی که نمایش داده می شود در قسمت صندوقدار سلکتور را باز کنید.

در این قسمت تمام کاربران تعریف شده در سیستم چه فعال و چه غیرفعال را مشاهده می کنید. صندوقدار (کاربر) مورد نظر خود را انتخاب کنید.

در فیلدهای مقابل آن تاریخ آخرین تسویه بصورت خودکار توسط نرم افزار پر خواهد شد و قابل تغییر نیست. چرا که بستن حساب صندوقدار عملیاتی پیوسته است و امکان فاصله افتادن بین بستنها وجود نخواهد داشت. در قسمت بعدی تاریخ آخرین روز سال مالی خود را وارد می کنید و در بخش زمانی که مقابل آن قرار دارد آخرین ساعت و دقیقه آن روز (23:59) را وارد کنید.

در پایین صفحه مبالغ دریافت شده و پرداخت شده توسط صندوقدار نمایش داده می شود. در کنار آنها مبلغ قابل دریافت از صندوقدار که نتیجه مبالغ قابل دریافت و قابل پرداخت و مانده قبلی صندوقدار است نمایش داده می شود. برای صفر کردن حساب صندوقدارد و دریافت پول از او در فیلد مبلغ دریافت شده از صندوقدار مبلغ مورد نظر را وارد کنید.

توجه داشته باشید چنانچه کاربر یا صندوقدار جاری فاکتور تعلیقی داشته باشد، امکان بستن صندوق او وجود نخواهد داشت. بنابراین قبل از بستن حساب صندوقدار باید تمام فاکتورهای تعلیقی تعیین تکلیف شوند. برای مشاهده فاکتور های تعلیقی از منوی عمودی سمت راست صفحعه می توانید روی اسناد تعلیقی کلیک کنید تا فاکتورهای بلاتکلیف (تعلیقی) نمایش داده شوند.
در پایان و پس از وارد کردن اطلاعات می توانید فرم را ذخیره کنید. در صورت نیاز با استفاده از چاپ بستن صندوقدار می توانید فرم مورد نظرتان را پرینت بگیرید و در بایگانی اطلاعات خود نگهداری کنید.
توجه کنید که برای بستن دوره مالی باید حساب تک تک صندوقدارها تا آخرین روز سال مالی بسته شده باشد.

تعریف شریک در نرم افزار دشت

وارد منوی شرکا شوید. روی + شرکا کلیک کنید تا صفحه تعریف شریک باز شود. در این قسمت طرف حساب مورد نظر بعنوان شریک را انتخاب کنید. تمامی شرکا فروشگاه و میزان سرمایه اولیه آنها را در یک فرم می توانید تعریف کنید.
در فیلدهای بعدی میزان سرمایه و درصد سود این شریک را وارد کنید و فرم را ذخیره کنید. در این قسمت به تعداد شرکا می توانید ردیف ایجاد کنید و افراد و شرکا مختلف را در سیستم وارد کنید.

محاسبه سود فروشگاه

مرحله سوم محاسبه سود فروشگاه است که پیش نیاز این مرحله بسته بودن حساب تمام صندوقدارها، منفی نبودن موجودی انبارها، محاسبه بهای تمام شده کالاها و… است. از منوی شرکا روی + محاسبه سود کلیک کنید.
در فرم محاسبه سود در قسمت “تا تاریخ” آخرین روز سال مالی را وارد کنید و سپس روی محاسبه پایین صفحه کلیک کنید تا سود فروشگاه در بازه تاریخی مشخص شده محاسبه شود. مبلغ کل سود در بالای فرم نمایش داده می شود و در تب شرکا در همین فرم با توجه به میزان سرمایه هر یک از شریکها مبلغ سود متعلق به آنها نمایش داده می شود.

برای اطمینان از مبلغ سود محاسبه شده و مشاهده ریزمحاسبات آن روی تب جزییات محاسبه سود کلیک کنید. در این قسمت هر یک از قسمتهای تشکیل دهنده سود فروشگاه نظیر فروش خالص، بهای تمام شده کالای فروش رفته، هزینه ها و درآمدها و… نمایش داده می شود . با کلیک بر روی خانه مقابل هر یک از این ردیفها جزییات عدد محاسبه شده نمایش داده می شود.

بستن سال مالی جاری و باز کردن دوره مالی جدید

در آخرین مرحله عملیات پایان دوره مالی وارد منوی تنظیمات شوید و روی دوره های مالی کلیک کنید. در این قسمت فهرست سالهای مالی نمایش داده می شود.
با کلیک راست روی هر سال مالی و انتخاب گزینه بستن دوره مالی نرم افزار بصورت خودکار سال مالی را می بندد و مانده های سیستم های مختلف نظیر خرید و فروش و بانکها و صندوقها و چکها و … را به سال مالی بعدی منتقل میکند.

پس از انجام این مرحله پیغام “بستن سال مالی بلامانع است” نمایش داده می شود و شما با وارد کردن عنوان سال مالی جدید و بازه تاریخی آن و تایید فرم باز شده وارد سال مالی جدیدتان می شوید و می توانید عملیات خود را در دوره مالی باز شده ادامه دهید. به این طریق عملیات بستن سال مالی شما انجام می شود.
امیدواریم که مطلب ارائه شده مورد نظر شما عزیزان واقع شده باشد. برای آموزش سایر بخش های نرم افزار دشت از لینک آموزش های کاربردی نرم افزار دشت همکاران می توانید استفاده کنید.