تنخواه گردان حسابداری و ثبت تنخواه در سپیدار

فهرست مطالب

• انواع تنخواه
• چگونه عملیات تنخواه را در نرم افزار سپیدار ثبت کنیم؟
• شارژ تنخواه
• هزینه های تنخواه

یکی از مهم ترین موضوعات نرم افزار سپیدار تنخواه حسابداری و ثبت تنخواه در سپیدار است. بسیاری از کاربران برای ثبت عملیات تنخواه حسابداری در سپیدار با مشکل مواجه هستند و در نتیجه اشکالاتی که در این زمینه به وجود می آید در گزارش گیری های سیستم دچار مشکل می شوند. برخی تنخواه را به عنوان یک صندوق ریالی تعریف می کنند. عده ای از سند حسابداری دستی برای ثبت های تنخواه استفاده می کنند. در این مقاله ابتدا با انواع روش های تنخواه آشنا می شویم. سپس به صحیح ترین روش ثبت های آن در سپیدار اشاره می کنیم.

در بنگاههای اقتصادی، برای تسریع و سهولت در انجام امور و پرداخت مخارج و هزینه های جزیی مانند خرید ملزومات و هزینه قبضها و هزینه آبدارخانه و… مبلغی را (در قالب وجه نقد، کارت بانکی، چک و …) در اختیار تنخواه گردان (که نام دیگر آن تنخواه دار یا کارپردازاست) قرار می دهند تا پرداخت های جزئی از محل آن صورت گیرد.

در واقع به کمک عملیاتی که از تنخواه انجام می شود تعداد تراکنش های بانک یا صندوق و اسناد را کاهش داده و برای مغایرت گیری و مانده گیری از بانکها و صندوق تعداد تراکنش های کمتری خواهیم داشت. در واقع با ثبت تنخواه به جای اینکه تک تک مخارج و هزینه های جزیی را از محل صندوق یا حساب بانکی ثبت کنیم، مجموع مبلغ آن را به تنخواه پرداخت کرده و تنخواه گردان هزینه های جزیی را از محل آن انجام می دهد.

مبلغ تنخواه در هر شرکت متناسب با اندازه آن شرکت، گردش مالی آن، میزان هزینه های شرکت و … تعیین می شود. بنابراین مبلغ تنخواه عددی ثابت نیست و متناسب با رویدادهای مالی شرکتها تعیین می شود. بطور مثال ممکن است در یک شرکت کوچک، مبلغ تنخواه یک ماه 10.000.000 ریال باشد، اما در یک شرکت بزرگ این مبلغ در مدت کمتر از یک روز تمام شود.

تنخواه گردان مجاز است که در محدوده مبلغی خاصی که معمولا مدیریت یا مدیر مالی برای او تعیین می کند، هزینه کند. همچنین در سرفصلهایی که مجوز دارد می تواند از محل تنخواه استفاده نماید. بطور مثال ممکن است در شرکتی به تنخواه گردان مجوز پرداخت هزینه های جاری شرکت تا سقف 1.000.000 ریال داده شود و این تنخواه گردان مجاز به پرداخت حقوق پرسنل یا مانده حساب تامین کنندگان و… نباشد.

جایگاه تنخواه در کدینگ حسابها معمولا در سرفصل دارایی های جاری و زیرمجموعه موجودی نقد و بانک قرار می گیرد. در واقع بابت شارژ تنخواه (پولی که به تنخواه گردان ، این حساب بدهکار و بابت پرداخت مخارج و هزینه ها از محل تنخواه، حساب تنخواه گردان ریالی بستانکار می شود. در تصویر زیر نمونه از فرم تنخواه آورده شده است.

انواع تنخواه

تنخواه ثابت: در این نوع تنخواه برای شارژ اولیه تنخواه ، حساب تنخواه گردانهای ریالی بدهکار و بانک (وجه نقد، اسنادو…) بستانکار می شود. جهت ثبت هزینه ها و مخارج جزیی و شارژ مجدد تنخواه، حساب هزینه بدهکار و موجودی نقد (بانک) بستانکار می شود. معمولا زمانی از روش ثابت استفاده می شود که تعداد دفعات شارژ تنخواه طی دوره مالی زیاد است و فواصل زمانی زیادی بین هزینه های انجام شده و شارژ تنخواه نباشد. در پایان دوره ثبت اولیه ای که در شارژ اولیه تنخواه زده شد بصورت معکوس ثبت می شود تا مانده حساب تنخواه صفر شود.

تنخواه متغیر: در روش متغیر بابت هزینه هایی که از محل تنخواه انجام شده است، حساب هزینه بدهکار و حساب تنخواه گردانهای ریالی بستانکار می شود. همچنین جهت شارژ تنخواه، حساب تنخواه گردان بدهکار و بانک (وجه نقد، اسنادو…) بستانکار می شود. این روش در مواقعی استفاده می شود که فواصل زمانی بین احیای تنخواه و  پرداخت هزینه ها زیاد باشد و یا دفعات شارژ تنخواه کم باشد.

چگونه عملیات تنخواه را در نرم افزار سپیدار ثبت کنیم؟

در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم برای تعریف تنخواه گردان (تفصیلی) باید از قسمت حسابداری و بخش عملیات، “تفصیلی سایر جدید ” را انتخاب کنید و در قسمت عنوان نام تنخواه گردان را وارد کنید (پر کردن بقیه آیتم ها الزامی نیست.)
چنانچه در فرم تعریف تفصیلی سایر تیک فعال را انتخاب کرده باشید، بدین معناست که این حساب در نرم افزار می توان استفاده نمود. پس از ورود اطلاعات با استفاده از علامت ذخیره (ctrl+s) در بالای فرم، تنخواه گردان ثبت شده را ذخیره نمایید.

شارژ تنخواه

برای ثبت عملیات شارژ (احیای تنخواه) از منوی دریافت و پرداخت و از بخش عملیات، اعلامیه پرداخت جدید را انتخاب کنید.
نوع را پرداخت به سایر انتخاب کنید. در قسمت طرف مقابل، تنخواه گردان تعریف شده در تفصیلی های سایر (مثلا حامد فلاحتی) را انتخاب کنید. تاریخ مورد نظر را وارد کنید. سپس در قسمت معین، موجودی تنخواه گردانهای ریالی را انتخاب کنید. در بخش شرح، شرح مربوط به عملیات را وارد کنید.

در صورتی که پرداخت به تنخواه از محل صندوق انجام شده است، در بالای فرم اطلاعات “صندوق” و “مبلغ نقد” را پر کنید.
چنانچه از چک های شرکت برای شارژ تنخواه استفاده شده در تب چک در پایین فرم اطلاعات چک را وارد کنید. اگر از محل حساب بانکی پرداخت به تنخواه انجام داده اید در تب “اعلامیه برداشت” و اگر از چکهای دریافتی به تنخواه پرداخت انجام شده است در تب “خرج کردن چک” اطلاعات چک واگذار شده به تنخواه گردان را انتخاب کنید.

هزینه های تنخواه

برای ثبت هزینه های انجام شده از محل تنخواه از منوی “حسابداری” و بخش عملیات، “سند حسابداری جدید راانتخاب کنید.
در سند حسابداری پس از پر کردن اطلاعات بالای سند نظیر شماره سند، تاریخ و توضیحات باید + پایین فرم را بزنید و تمامی هزینه های انجام شده را بدهکار کنید و حساب تنخواه گردان ریالی را در سمت بستانکار ثبت نمایید.

توجه کنید که معمولا سند حسابداری هزینه های تنخواه در تاریخی که صورت هزینه های تنخواه به شرکت ارائه گردید و تایید شده، ثبت می شود. در تصویر زیر یک نمونه از اسناد حسابداری مربوط به هزینه های تنخواه آورده شده است.

تا اینجا با تمامی عملیات تنخواه گردان حسابداری در نرم افزار سپیدار آشنا شدید . برای آشنایی با انواع وضعیت اسناد حسابداری در سپیدار از لینک تفاوت اسناد موقتی و دائم در سپیدار می توانید استفاده کنید.